辦公室搬遷時程怎麼排？從三個月前開始的檢查清單

辦公室搬遷的難點不在體力，而在於新場裝修、家具進場、舊場退租三條時間線必須對得上。任何一條延誤，其他兩條都會被拖住。

搬遷前三個月

• 確認新址租約起始日與舊址租約到期日，算出重疊期有幾天。重疊期是你唯一的緩衝。
• 完成新場現場勘查，確認可施工時段與大樓規範。
• 確定裝修範圍與預算，簽約。
• 盤點現有家具，決定哪些帶走、哪些汰換、哪些清運。

搬遷前兩個月

• 新場裝修進場。
• 下訂新家具（注意交期，客製品可能需要六到八週）。
• 通知網路與電話業者辦理遷移，這項最容易被忘記，而且業者的作業時間往往需要三到四週。
• 確認新址的地址變更需求：公司登記、發票、銀行、保險、往來廠商。

搬遷前一個月

• 確認裝修進度，特別是網路弱電與空調是否能如期完成。
• 安排搬遷日期，並與大樓管委會申請電梯使用與施工許可。
• 發出內部通知，說明打包規則與時程。
• 確認新家具的進場日期，並排在裝修完成之後、搬遷之前。

搬遷前一週

• 發放打包箱與標籤，每個箱子標明部門與新位置編號。
• 個人物品由同仁自行打包，公用設備由專人負責。
• 備份重要資料，伺服器與機房設備另外安排搬遷。
• 確認舊場的退租清潔與復原範圍。

搬遷當週

建議安排在週五下班後到週日，週一即可正常上班。搬遷當天現場要有人負責指揮箱件落位，否則所有箱子會堆在同一個地方，隔天早上會很混亂。

新場的網路務必在搬遷前就測試完成。網路沒通，其他都白搭。

最容易被漏掉的三件事

1. 網路與電話遷移的作業時間。
2. 舊辦公室的復原義務（有些租約要求恢復原狀）。
3. 舊家具的清運費用與時間，特別是無法從電梯搬運的大型櫃體。